Der Pfarrgemeinderat bzw. Pfarrverbands- oder Seelsorgeraumrat bereitet den Erarbeitungsprozess eines Pastoralkonzepts vor. 

Folgende Punkte sollten dabei unter anderem bedacht werden:

• Projektkoordination: Wer übernimmt die Gesamtkoordination des Erstellungsprozesses?
• Prozessbegleitung: Wird zur Unterstützung des Prozesses oder einzelner Teile (z.B. Startklausur, Visionsprozess, …) eine externe Begleitung und / oder Moderation angefragt?
• Prozessplan: Überlegungen und Entscheidungen zu Ablauf, Inhalte, zeitliche Vorgaben inkl. Korrekturschleifen, Methoden, geistliche Prozesselemente usw. 
• Gültigkeitszeitraum: Wie lange ist das Pastoralkonzept verbindlich gültig?
• Mitwirkung: Werden zusätzlich zu den Mitgliedern des Pfarrgemeinderats weitere Personen zur konkreten Ausarbeitung eingeladen?
• Arbeitsgruppen: Sollen an der Erarbeitung der Inhalte unterschiedliche Gruppen thematisch arbeiten?
• Redaktionsteam: Wer verschriftlicht die erarbeiteten Inhalte?
• Partizipation: Auf welche Art und Weise werden die Pfarrmitglieder in die Erstellung des Pastoralkonzepts involviert bzw. darüber informiert?
• Kooperationen: Ist eine Zusammenarbeit mit anderen Personen bzw. Gruppen des kirchlichen und / oder zivilgesellschaftlichen Lebens während des Erstellungsprozesses geplant (z.B. Einladung zur Pfarrversammlung in der Gemeindezeitung, Auswertung der Daten durch Studierende, …)?
• Unterlagen: Das Pfarrleitungsteam und / oder Pastoralteam stellt notwendige und vorhandene Unterlagen (Ordnung für den Pfarrgemeinderat, Hirtenbriefe, Statistiken etc.) zur Verfügung.
• Veröffentlichung & Layout: Dient das Konzept rein als internes Arbeitspapier? Soll es veröffentlicht werden? Wenn ja: gedruckt oder nur online? Davon ausgehend: Wie soll die grafische Gestaltung aussehen?
• Umsetzung: Wie wird mit dem Pastoralkonzept in Folge konkret gearbeitet werden?
• Reflexion: Wie und in welchen Abständen wird das Konzept reflektiert, evauliert und überarbeitet?